Collecter l’information

La première étape pour fixer ses priorités consiste à collecter l’information. Il faut donc d’abord mettre en place un système de collecte fiable. Celui-ci doit vous permettre de rassembler tout ce que vous avez à faire dans un endroit unique. Vous pouvez opter pour un carnet de note, ou un outil numérique tel que Todoist.

Quel que soit votre choix, rappelez-vous ce principe : centralisez toutes vos informations et tout ce que vous avez à faire dans un seul et même endroit. Assurez vous donc de pouvoir emporter votre système de collecte partout avec vous !

Traiter et trier l’information

Une fois que vous avez un bon système de collecte d’information, on passe à l’étape 2 : traiter l’information. Pour traiter et trier cette information, vous aurez besoin de planifier un moment précis dans la semaine ou dans la journée.

Pour traiter l’ensemble des tâches, vous les diviserez en 4 catégories :

1^ère catégorie : les tâches pas importantes et déjà réglées, qu’il faudra simplement supprimer.

2^ème catégorie : les tâches qui concernent quelqu’un d’autre, que vous allez déléguer.

3^ème catégorie : les tâches qui prennent moins de deux minutes que vous allez faire tout de suite.

4^ème catégorie : les tâches qui prennent plus de deux minutes, que vous allez planifier.

Enfin, vous allez pouvoir vous concentrer sur les tâches de la dernière catégorie. Celle-ci regroupe l’ensemble des tâches que vous ne pouvez ni déléguer, ni réaliser en moins de deux minutes. C’est précisément ici qu’intervient la notion de priorisation. 

Il y a plusieurs manières de procéder pour définir les tâches que vous planifierez en premier. Je vais donc vous partager ma méthode personnelle. 

Je fonctionne avec deux listes de tâches : la première regroupe toutes les choses que je dois faire dans la semaine, la seconde celles qui sont moins urgentes et que je nomme “Plus tard”. Chaque jour, je sélectionne 7 tâches dans ma liste hebdomadaires : c’est ma to-do liste quotidienne. Je me limite à un nombre de 7 tâches au maximum, ce qui me permet de rester focus et d’avoir la satisfaction de voir ces 7 tâches accomplies à la fin de ma journée.

Planifier pour mieux fixer ses priorités

La méthode des cailloux consiste à organiser son planning en plaçant d’abord les grosses pierres. Les grosses pierres, ce sont les 4 ou 6 tâches les plus importantes qui seront la priorité de votre semaine. Ensuite, vous mettez les cailloux : ce sont des tâches moins importantes, mais à réaliser selon une échéance précise. Enfin, vous finissez par le sable, c’est-à-dire laisser des plages vides pour les imprévus et les tâches qui sont beaucoup moins prioritaires.

Passer à l’action !

Une fois vos priorités définies et vos tâches planifiées, il ne reste plus qu’à passer à l’action ! Pour cela, je vous conseille de commencer dès le matin par la tâche la plus importante. C’est souvent aussi la plus rébarbative, mais c’est important de commencer par elle, car c’est le matin que vous avez le plus d’énergie. Ensuite, vous pouvez continuer votre liste de tâches sans vous laisser distraire!

Pour garder le cap, il est essentiel de mettre à jour régulièrement votre liste de tâches et de revoir vos objectifs au cours de la semaine. Vérifiez que vos tâches principales servent votre objectif principal et repositionnez les tâches qui n’ont pu être réalisées.

Faire le point à la fin de chaque semaine.

Cette étape de bilan est aussi importante que les 4 étapes précédentes : ne la négligez pas ! A la fin de chaque semaine, prenez le temps de faire le point : Qu’est-ce qui a marché ? Qu’est-ce qui n’a pas marché ? Où est-ce que vous avez été efficace ? Quelles sont les tâches que vous n’avez pas réussi à accomplir ? Quelles sont les tâches qui ont pris beaucoup plus de temps que vous imaginiez ? Quelles sont les tâches qui ont pris beaucoup moins de temps que vous vous imaginiez ?

Prendre le temps de répondre rapidement à ces questions est une bonne manière d’optimiser votre temps et d’améliorer votre productivité semaines après semaines. En effet, en tant que femmes, on a souvent tendance à avancer dans notre to-do list sans prendre de recul sur la façon dont on gère notre temps.

Personnellement, j’ai complètement changé mon organisation personnelle cette année. Maintenant, je ne travaille plus ni le mercredi, ni le vendredi. Je ne croyais pas que cela soit possible. Pourtant, c’est vraiment une question de choix et de priorités. Le fait d’avoir réorganisé mes tâches et mon agenda m’a prouvé qu’il était tout à fait possible de ne travailler que trois jours par semaine… 

J’espère que ces 5 étapes vous inspireront pour trouver l’organisation qui vous convient le mieux. Sachez que la bonne méthode est avant tout celle qui vous convient et qui vous permet d’atteindre vos objectifs avec un maximum de sérénité. Alors prenez le temps de la réflexion,  regardez comment vous pouvez vivre de manière encore plus productive, efficace, mais dans le plaisir semaine après semaine.